Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться. Секретарь должна подсказать пришедшему, где она расположена. В этом случае секретарь должен спросить: «Что ему передать?» или «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу». Секретарю не следует первой подавать руку для рукопожатия. В обязанности профессионально обученного секретаря-референта входит и самостоятельное составление документов. При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято.

Этике деловых отношений уделяется в последнее время всё большее внимание. Этот вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю о посетителе, либо (при наличии соответствующих полномочий) сам дает разрешение зайти в кабинет. Опоздание к началу встречи является грубейшим нарушением деловой этики. Однако если это случилось, опоздавший должен извиниться и привести действительно серьезные причины задержки.

В деловой этике не принято торговаться в дверях, демонстрируя свою воспитанность (и одновременно – незнание деловой этики), — время дороже. В том же порядке представляются и представляют одних другим. Представление Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства.

При встречи женщин первой здоровается та, что идет с мужчиной. Если один из участников деловой встречи чихнул, он должен негромко извиниться. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность.

В деловой одежде абсолютно запрещен самодельный трикотаж. Деловая одежда не может быть сексуально провоцирующей, облегающей. А это-то и не разрешается в деловом мире. В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках.

Гардероб деловой женщины. Деловую одежду отличает классический покрой и многофункциональность. В этом случае следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон. В этом случае следует ответить: «Этот вопрос не в моей компетенции» или «По этому вопросу Вам необходимо переговорить с директором» и т.п.

Разговор можно завершить такими словами: «Спасибо, что позвонили», «Рада была Вас слышать», «Успехов Вам» и т.п. Следует назвать город, из которого звонит секретарь, должность своего руководителя и название организации и после этого сообщить, кого он и по какому вопросу хотел бы пригласить для разговора.

Проявление предупредительности и сдержанности

В работе секретаря значительную часть его рабочего времени занимает печатание и оформление документов, подготовленных руководителем или по заданию руководства другими работниками. Работа по составлению и оформлению документов относится к творческим и логическим видам работ, но в последние десятилетия и на эти виды работ постепенно появляются нормы времени.

Как показывает обзор «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур», они могут быть использованы и окажут пользу при планировании рабочего дня любого секретаря. Эти навыки должны найти своё воплощение в специальных правилах подготовки и ведения беседы, так как с необходимостью их применения мы сталкиваемся повсеместно.

Это выражается в увеличении объёма обучающих программ в системе вузовской и послевузовской подготовки по соответствующим дисциплинам. Нужно ли посетителю стучаться в дверь кабинета руководителя? При отсутствии реакции дверь открывать ни в коем случае нельзя! Мало кому понравится осознавать, что в его отсутствие в кабинете был посторонний.

Главное правило деловой этики – создать удобства партнеру. Второе правило деловой этики звучит так: не акцентируйте внимание на промахах партнера. Вам позвонил деловой человек более высокого или равного статуса. Ведь только он знает, сколько у него вопросов и получил ли он ответы на них. Однако звонящий должен неукоснительно заботиться о краткости своего обращения.

Когда звонок раздался в момент близкого окончания разговора, то трубка снимается и кладется на стол микрофоном вниз, чтобы позвонивший не слышал разговора. Если же разговор в самом разгаре, то трубка снимается, хозяин спрашивает у посетителя сколько ему нужно времени, и говорит в трубку: «Пожалуйста, перезвоните через…», указав время с большим запасом.

Достижение результата беседы, причём в уважительной форме, является важным условием, как в бытовой, так и в деловой обстановке

Приводить себя в порядок посетителю в приемной не принято – для этого существует туалетная комната. Посетитель может быть приглашен в кабинет на несколько минут ранее назначенного ему времени (до 5 минут), если руководитель уже освободился.

Если имеющий преимущественное право пройти первым уступает дорогу другому, тот должен поблагодарить. Когда к двери одновременно подошли два человека одного пола, возраста и положения, то преимущественное право пройти первым дается тому, кто находится справа.

Получивший приглашение пройти первым должен поблагодарить и пройти. Здороваются первыми вошедшие (или подошедшие) независимо от пола, а также: подчиненные – с руководителями, младшие – со старшими, мужчины – с женщинами. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной. Целовать руку у нас принято только замужним женщинам, причем более уместно это делать в помещении.

Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно обращение к ней по имени-отчеству. Одежда всегда играла огромную роль в жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть в вас одновременно делового человека, и женщину. Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые.