Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Однако не все документы являются бланками строгой отчетности. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.

Однако, законодательство позволяет индивидуальным предпринимателям обходиться без неё, в таком случае используются бланки строгой отчетности. Согласно данному Положению, предприниматель должен завести журнал учета бланков строгой отчетности (БСО), в котором фиксируются все подобные документы.

Выдача бланков сотрудникам также подлежит документированию, в этом случае составляется акт передачи. В данном случае важно правильно оформить списание испорченных бланков. В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. Регистрировать бланки необходимо в специальной книге, которую необходимо пронумеровать и прошнуровать.

Как оформить недостающий БСО при инвентаризации

БСО должны храниться в условиях, которые препятствуют их порче и хищению. В ходе инвентаризации комиссия осуществляет пересчет бланков документов, сверяет их со списком для установления фактического наличия бланков. В случае когда комиссия вскрыла недостачу бланков документов, следует выяснить причину, взять объяснение с лица, на чью ответственность поступили документы.

К бланкам строгой отчетности относятся не только документы, предназначенные для выдачи физическим лицам взамен чеков ККТ, об этом уже неоднократно упоминалось в наших статьях. В случае, когда выявлены излишки или недостача, это так же отражается в учете. Излишки приходуются, недостача списывается.

В связи с этим чрезвычайно важно сформировать порядок учета БСО, который обязательно должен соответствовать действующему законодательству. В связи с тем, что бланки строгой отчетности подлежат учету, организация их хранения требует самого пристального внимания со стороны предпринимателя. В частности, законодательство предусматривает, что хранение БСО должно исключать возможность их получения неуполномоченными лицами.

Как оформить и провести инвентаризацию БСО

Срок хранения БСО законодательством регламентируется только в отношении копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации.

Периодически осуществляется инвентаризация БСО, которая позволяет выявить их недостачу или нарушение правил хранения. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой утверждается предпринимателем. Оно является обязательной процедурой по истечении сроков хранения, а также в отношении поврежденных или испорченных бланков. Любой акт содержит информацию о форме полученных и выданных бланков, их количестве и заверяется подписями лиц, получающих и выдающих.

Однако, кроме этого законодательство допускает уничтожение БСО, пришедших в негодность, а также неиспользованных. Кроме того, существует определенный порядок списания потерянных бланков строгой отчетности. Утеря бланков строгой отчетности также требует от предпринимателя изготовления новых в количестве, равном количеству пропавших.

Поэтому каждый предприниматель должен четко знать, как учитывать, выдавать и как списать бланки строгой отчетности. Книга учета бланков строгой отчетности должна быть у любого предпринимателя, даже если все расчеты ведутся безналичным способом.

В своей деятельности практически все субъекты хозяйствования используют различные виды бланков, документов, печатной продукции, подтверждающих факт свершения хозяйственных операций. Автор на этой неделе подготовил разъяснения по учету бланков строгой отчетности.

Так, благодаря информации, содержащейся в ЭБД, контролирующие органы могут установить, что использованный бланк никогда не приобретался субъектом хозяйствования. Это в дальнейшем может служить доказательством совершения фиктивной сделки.

Нередки случаи, когда бланки могут быть испорчены ответственным исполнителем, например, по причине сбоя компьютерной техники и т.д. Справочно: поскольку учет БСО ведется материально ответственным лицом, то это же лицо может являться и контролером. Организации, приобретшие бланки документов, несут ответственность за их хранение и использование и передача их иным организациям не допускается.

На основании данных документов бухгалтерией осуществляется списание стоимости утерянных БСО. При этом бухгалтеру необходимо знать, кто виновен в утере бланков. При приемке товара недостач и брака не обнаружено. Проверка данных актов осуществляется при проведении инвентаризации. Бланки строгой отчетности (БСО) – это особый вид документов, имеющих элементы (средства) защиты от подделки и идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.