Руководители на всех уровнях организа­ции должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, кол­лег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных по­требностей, а так же других потребителей информации в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от це­лей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без комму­никаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким об­разом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Среди этих условий важнейшее — организация внутренних и внешних связей (коммуника­ций). Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приори­тетов, распределения работы и т.п.

Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с це­лью обсуждения определенных вопросов. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда ра­ботники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

Организация может развер­нуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. 5) Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи. Последние достижения в области ин­формационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях.

3.2. Семантический барьер непонимания

Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения лю­бому человеку в организации. Кроме того, электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах, штатах и стра­нах. Одной из причин неэффективности делового общения является наличие коммуника­тивных барьеров. Кивание (но не в режиме китайского болванчика).

Прояснение собственных идей пе­ред их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги вам в принципе нужна определенная тема как объект передачи.

Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результатив­ности. Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями. Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посы­лать противоречивых сигналов.

Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить. Наконец, еще один способ установления обратной связи — проведение с подчинен­ными политики открытых дверей.

Поэтому вы, к примеру, можете выделить определенный час в те­чении дня, когда вы готовы выслушать подчиненных по любому интересующему их вопросу. Очевидно, что все эти рекомендации требует от вас концентрации и ориентирования энергии на конкретные цели в процессе обмена информацией.

Следует быть снисходительными к проявлениям не­коммуникабельности и уметь делать общение бесконфликтным. 4. Уметь контролировать себя в общении. 5. Так построить свое поведение, чтобы уменьшить или устранить барьер.

Оптимальным считается такой информа­ционный обмен, при котором передают только ту информацию и в таком объеме, который необходим для обеспечения процесса управления. 3. Организация эффективной системы обратной связи: направление руководящих ра­ботников в структурные подразделения для обсуждения различных вопросов, анкетирование и опросы работников.

5. Создание и распространение информационных бюллетеней о работе предприятия, финансовых показателях. Автор: Игорь Николаевич Kyзнeцoв, имидж-консультант, автор учебных программ по деловому общению и корпоративной культуре. На самом деле информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается. В процессе общения нередко возникают затруднения, непонимание. Речь, любого рода информация всегда была и является способом внушения чего-либо.

Механизм противовнушения воздвигает потоку информации многочисленные коммуникативные барьеры. Таким образом, коммуникативный барьер — это психологическое препятствие на пути адекватной информации между партнерами по общению. Разделив всех людей на авторитетных и неавторитетных, человек доверяет только первым и отказывает в доверии другим. Таким образом, доверие и недоверие как бы персонифицируются и зависят не от особенностей передаваемой информации, а от того, кто говорит.

В противном случае, когда происходит несоответствие между формой и содержанием, возникает стилистический барьер. Рамку в общении создают начало и конец разговора. Разрешить это противоречие позволяет знание социально-психологических особенностей перечисленных барьеров и способов их преодоления. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Для этого необходимо не только правильно выбирать методы коммуникаций, но и минимизировать влияние коммуникативных барьеров.