Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения. Здравствуйте! Номенклатура дел утверждается ежегодно. Здравствуйте! В этой ситуации утверждать новую номенклатуру дел нет смысла. В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Здравствуйте! При изменении структуры и функций организации номенклатура дел разрабатывается и утверждается заново, с учетом изменений.

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам. Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел — понятие, сущность и функции

Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений. Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр). Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Содержание номенклатуры

Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения. Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3.2. Оперативное хранение документов

Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п.

Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации. Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства.

Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье. И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Для документа (дела) устанавливается один срок хранения, как на электронном, так и на бумажном носителе

Доброго дня. У нас журнал регистрации приказов велся не по году, а по 2, 3 года. И приказы все были в одном журнале, что это неправильно, мы конечно поняли… У нас появился строгий архивариус, которая требует оформить сдачу документов в архив по правилам, как нам быть с этой тетрадью и приказами, которые все вместе были зарегистрированы? Разрабатываю номенклатуру дел для спортивной школы (муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования).

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Может и не нужно этого делать, но руководство настаивает на включении дел с копиями документов в номенклатуру организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.